Делопроизводство

Введение 2

1. Правила составления и оформления справочно-информационных документов 3

2. Планирование использования и правила экономии рабочего времени руководителя 18

Заключение 26

Список литературы 27

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

1. Правила составления и оформления справочно-информационных документов

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Составление и оформление справочно-информационных документов

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором приводится информация об адресате и отправителе и указывается время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

· маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

· индивидуальный номер абонента;

· сокращенное название организации (фирмы);

· сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка — указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; предпочтение отдается наиболее коротким словам и нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации.

2. Планирование использования и правила экономии рабочего времени руководителя

Семь лет назад журнал Chief Financial Officer (CFO) провел исследование состояния корпоративного бюджетирования и планирования. Тогда единственным моментом, объединявшим финансовый отдел и оперативные подразделения, была их общая нелюбовь к этим процессам. Руководители среднего звена рассматривали их как ненужные проекты по вводу данных, отнимающие много времени. В свою очередь, финансовые отделы не доверяли полученным таким образом результатам. И обе стороны с презрением относились к последующему согласованию цифр, которое обычно заканчивалось "победой" наиболее политически искушенного "торговца".

Тогда стандартные советы для улучшения этих процессов включали три элемента: упрощение, широкий обмен информацией и тесная связь со стратегией. Технология, безусловно, важна, но ключевым моментом успеха является повышение ответственности сотрудников.

Нахождение подходящего "лекарства" было нелегкой задачей. Но, как показывает практика, выработанная технология подходит для компаний любого размера. Семь лет назад лишь немногие крупные компании решались на проекты принципиальной модернизации. Хотя результаты этих проектов различны, но есть и общее: во всех компаниях руководители среднего звена, от чьих решений зависят расходование средств и получение прибыли, стали охотно участвовать в бюджетировании и планировании.

Такие перемены произвели необходимый эффект. Согласно опросу 260 финансовых руководителей, проведенному журналом CFO, почти половина (47%) из них полагает, что большинство их сотрудников сейчас полностью удовлетворены процессом бюджетирования и планирования (семь лет назад эта цифра составляла всего 16%). Увеличилось и число тех, кто считает, что ценность этого процесса многократно превышает затраты времени и усилия, вложенные в соответствующие проекты: с 47% в 1998 г. до 65% в 2005 г.

Таблица 2. Использование только электронных таблиц для бюджетирования
и планирования

Действительно, даже финансовый директор отделения компании Microsoft, занимающегося программным обеспечением Microsoft Office и, соответственно, электронными таблицами Excel, откровенно признает, что бизнес-пользователи имеют проблемы с консолидацией и контролем доступа при использовании Excel. Он считает, что эти трудности возникли из-за превращения данного приложения из индивидуального инструмента в коллективный, который используется "поверх" разнообразных бизнес-приложений: от систем планирования ресурсов предприятия до общих бухгалтерских книг и инструментов планирования доходов.

Заключение

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Список литературы

1. Артёмов О.Ю. и др. Фирма: управление, кадры и документы. - М.: Атлант-центр, 2003.

2. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация: учебное пособие. - М.: Экономика, 2005.

3. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документоведения: учебное пособие. - М.: МГИАИ, 2001.