Документирование деятельности государственных учреждений

Введение 2

Глава 1. Документирование деятельности государственных учреждений на современном этапе 4

1.1. Основные положения 4

1.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 10

1.3. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами 14

1.4. Правила обработки исходящих документов 19

Глава 2. Документирование деятельности Федеральной налоговой службы Российской Федерации 21

Заключение 30

Список литературы 31

Введение

Выполнение общих функций деятельности предприятия требует как документального закрепления принимаемых стратегических, текущих и оперативных решений, так и оформления перспективных планов в форме, удобной для практического использования. Требуется также накапливать сведения о динамике производства, о доходах и расходах предприятия.

Документами закрепляются взаимоотношения с внешними организациями – поставщиками, заказчиками, субподрядчиками и другими контрагентами. Упорядоченное и полное документирование основных сторон деятельности предприятия помогает избегать конфликтов с налоговыми органами и добиваться справедливого разрешения хозяйственных споров.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство. Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.......................................................

Выбранная мною тема «Документирование деятельности государственных учреждений» является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой.

Цель работы – рассмотреть особенности документирования деятельности государственных учреждений на примере ФНС Российской Федерации.

Задачи:

1. Рассмотреть особенности документирования деятельности государственных учреждений на современном этапе.

2. Показать особенности документирования деятельности ФНС Российской Федерации.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

При написании работы была использована следующая литература: Алексенцев А.И. Конфиденциальность делопроизводства, Андреева В.И. Делопроизводство, Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов, Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа, Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации, Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документоведения, Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство.

Глава 1. Документирование деятельности государственных учреждений на современном этапе

1.1. Основные положения

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью; исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.; максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся: характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); периодичность (стадии документооборота); направленность движения. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.....................................................

1.4. Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами. Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Заключение В заключении подведем основные итоги курсовой работы. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Глава 2. Документирование деятельности Федеральной налоговой службы Российской Федерации

Правила организации работы с документами в центральном аппарате ФНС России на основании актов законодательства Российской Федерации определяются Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФНС России (далее - Инструкция).

Правила организации работы с документами в территориальных налоговых органах на основании актов законодательства Российской Федерации определяются Инструкцией по делопроизводству в управлении ФНС России по субъекту Российской Федерации и межрегиональной инспекции ФНС России.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях центрального аппарата ФНС России возлагается на начальников управлений центрального аппарата ФНС России.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в территориальных налоговых органах возлагается на начальников отделов.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях центрального аппарата ФНС России и территориальных налоговых органах осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

Акты ФНС России, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих ее наименование, соответствующее наименованию, указанному в Положении о Федеральной налоговой службе, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30 сентября 2004 года N 506 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 40, ст.3961; 2005, N 8, ст.654; N 23, ст.2270; N 48, ст.5042; 2006, N 23, ст.2510, N 24, ст.2602, N 33, ст.3638, N 52 (часть III), ст.5587).

Заключение

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин - архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка - исторический источник, для специалиста в области управления - средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.

.................................................

Причина появления любого документа - необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Список литературы

1. Приказ ФНС от 15 февраля 2007 г. № САЭ-3-18/62@ «Об утверждении Регламента Федеральной налоговой службы».

2. Алексенцев А.И. Конфиденциальность делопроизводства. - М., 2003.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2003.

4. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб., 2004.

5. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа: Учебное пособие. – М.: МГИАИ, 2006.

6. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учебное пособие. - М., 2007.

7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.-Новосибирск. 2004.

8. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. – М.: МГИАИ, 2008.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 2007.

10. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002.

11. Митрофанова В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации. – М., 2004.

12. Отле П. Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. - М., 2004.

13. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004.

14. Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. - М., 2002.

15. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб., 2004

16. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.