Анализ и построение внутренней среды организации

Введение 2

1. Понятие и структура внутренней среды организации 3

2. Изучение факторов внутренней среды организации. 8

2.1 Характеристика ООО «СТД – Трейд» 8

2.2 Изучение целей, задач и структуры управления в ООО «СТД - Трейд» 11

2.3 Анализ использования трудовых ресурсов в ООО «СТД - Трейд» и его организационная культура 13

2.4. Состояние маркетинга и финансов в ООО «СТД – Трейд». 16

3. Влияние факторов внутренней среды ООО «СТД – Трейд» на результаты его деятельности 18

Заключение 20

Cписок литературы 21

Введение

Внутренняя среда организации – та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны — это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. Возникновение слабых сторон в деятельности организации, прежде всего, возникает при постоянном наличии внутренних переменных.

 Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Выбранная мною тема «Анализ и построение внутренней среды организации», является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой.

Цель работы – рассмотреть сущность внутренней среды организации.

1. Понятие и структура внутренней среды организации

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

К основным переменным в самой организации, которые требуют внимания руководства, относятся: цели, задачи, структура, технология и люди.

Цели.

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Цель - есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

Основной целью работы большинства организаций является ........................................................пропуск..........................................Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.

Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. ........................................................пропуск..........................................

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущность, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

Технология.

 Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию.

То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди.

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются "предметом номер один”. Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. ........................................................пропуск..........................................

Но следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

2. Изучение факторов внутренней среды организации.

2.1 Характеристика ООО «СТД – Трейд»

16 ноября 1999 г. ОАО «Самарским торговым домом» был создан филиал – общество с ограниченной ответственностью – ООО «СТД - Трейд».

ООО «СТД – Трейд» является юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования. Общество является самостоятельной хозяйственной единицей, обладающей самостоятельным балансом. ООО «СТД - Трейд» имеет свои банковские счета, печать со своим фирменным наименованием, эмблему, угловой штамп и другие реквизиты юридического лица.

Юридический адрес: 443095, г. Самара, ул. Стара – Загора, 202, ТЦ «Колизей».

Адрес местонахождения: г. Самара, пр. Кирова, 210, магазин «Промтовары №5».

В начале пути своего развития ООО «СТД – Трейд» представляло собой филиал ОАО «Самарского торгового дома». Это была небольшая по размерам фирма, занимающаяся торгово-закупочной деятельностью.

В процессе деятельности ООО «СТД - Трейд» твердо заняло свои позиции на рынке и стало самостоятельным предприятием. ООО «СТД - Трейд» создало имидж фирмы, наладило партнерские отношения со многими крупными поставщиками. В настоящее время доля рынка предприятия составляет 0,6 %.

Общая площадь магазина равна 200 м², площадь торгового зала – 140м². Свою торговую площадь фирма ООО «СТД - Трейд» частично сдает в аренду. Этот метод приносит фирме определенную прибыль, которой она закрывает некоторые свои расходы.

........................................................пропуск..........................................

На данном предприятии существует функциональная структура управления, которая также называется традиционная или классическая. Посредством такой иерархической структуры наглядно отслеживается путь поступления информации и распоряжений от руководителя к подчиненным, и обратно. Наглядно эта структура будет иметь следующий вид:........................................................пропуск..........................................Еще одной задачей деятельности ООО «СТД - Трейд» является оказание услуг по розничной и оптовой торговле гражданам и организациям.

2.2 Изучение целей, задач и структуры управления в ООО «СТД - Трейд»

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. В организации «СТД – Трейд» этот механизм жестко отрегулирован и каждый работник знает, что от него ждет фирма и что для этого он должен сделать. При этом руководитель четко отслеживает действия своих подчиненных.

Как и у многих других коммерческих организаций, у фирмы ООО «СТД - Трейд» существуют свои цели, которых она желает достичь в процессе своей деятельности, и задачи, которые формируются непосредственно в процесс достижения поставленных целей. Исходя из того, что ООО «СТД - Трейд» - это фирма, занимающаяся реализацией непродовольственных товаров, то, во-первых, целью ее деятельности будет получение прибыли. А во-вторых, оказание услуг по розничной и оптовой торговле гражданам и организациям.

Для достижения поставленных целей ООО «СТД - Трейд» осуществляет следующие виды деятельности:

• ........................................................пропуск..........................................

В ООО «СТД - Трейд» существует функциональная структура управления. Посредством этой структуры осуществляется управленческая деятельность организации. Во главе фирмы ООО «СТД - Трейд» стоит директор – Маткина Т.Н.. Она отдает распоряжения менеджерам, а те в свою очередь отдают распоряжения младшему персоналу. О результатах проделанной работы, сотрудники отчитываются перед менеджерами ООО «СТД - Трейд», а менеджеры уже отчитываются перед директором. Эта цепочка образует замкнутый круг, и чтобы достигнуть поставленных целей, необходимо, чтобы цепочка сохраняла свою целостность.

2.3 Анализ использования трудовых ресурсов в ООО «СТД - Трейд» и его организационная культура

При приеме на работу в настоящее время ООО «СТД - Трейд» с работниками не заключает трудовые договора. Прием на работу осуществляется в форме соглашения. Директор, Маткина Т.Н. исключила этот пункт из общего списка своих обязанностей для более упрощенного ведения хозяйственной деятельности.

........................................................пропуск..........................................

Что касается оплаты труда, то заработная плата каждого сотрудника устанавливается повременно-премиальная.

1. Работникам торговой группы, заведующим магазином и административно-управленческому персоналу штатным расписанием устанавливаются оклады. По окончании месяца создается фонд заработной платы (ФЗП), от фактически полученного дохода оптовой и розничной торговли по ООО «СТД - Трейд» за минусом налога с продаж и НДС в размере 17%, но не ниже установленных окладов при полной отработке нормы часов. Из полученного фонда выплачивается заработная плата по окладам за проработанное время, оставшаяся сумма ФЗП распределяется по коэффициенту вложенного труда.

2. Младшему обслуживающему персоналу (рабочие, уборщицы) штатным расписанием устанавливается оклад.

3. Продавцам – кассирам и заведующим секциями устанавливается штатным расписанием оклад, пропорционально которому по окончании месяца распределяется заработная плата из фонда, созданного от фактического товарооборота:

по магазину «Промтовары №5» - 7%

по ТЦ «Колизей» - 6%.

2.4. Состояние маркетинга и финансов в ООО «СТД – Трейд».

Как уже было отмечено, ООО «СТД - Трейд» занимается реализацией продукции непродовольственной сферы. Ассортимент товаров ориентирован на разные сегменты рынка. То есть на потребителей с разными потребностями, вкусами и доходами.

Товар поставляется в магазин согласно договору поставки с отсрочкой платежа. Это значит, что покупатель, в лице ООО «СТД - Трейд» должен полностью оплатить товар в течение 10 дней со дня получения товара. Оплата производится на основании счетов-фактур или накладных, выставленных Продавцом с ценами, действующими на момент отгрузки. Оплата товара должна быть произведена в указанные сроки независимо от реализации товара ООО «СТД - Трейд». В случае неоплаты товара в указанные сроки, ООО «СТД - Трейд» обязано заплатить проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 0,08 % от неоплаченной суммы за каждый день.

Приемка товаров производится продавцами в отделе. При этом производится приемка товаров по количеству. Для проведения проверки по качеству предприятию дается трое суток со дня поступления товара в отдел. При общей приемке сравнивается фактическое количество товаров с количеством, указанном в счете-фактуре. При обнаружении несоответствия, приемка товаров приостанавливается, создается протокол о несоответствии в двух экземплярах, один из которых отправляется организации, поставляющей товар, а другой остается в ООО «СТД - Трейд».

После приемки товаров........................................................пропуск..........................................

3. Влияние факторов внутренней среды ООО «СТД – Трейд» на результаты его деятельности

Проведя исследование ООО «СТД - Трейд» по нескольким срезам, необходимо выявить сильные и слабые стороны организации. Метод, который используют для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Оно основано на комплексном исследовании различных функциональных зон организации и в зависимости от поставленных задач может быть методически простым или более сложным. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить 5 функциональных зон: маркетинг, финансы (бухучет), производство, персонал, а также организационную культуру и имидж организации.

Маркетинг.

• Предприятие ООО «СТД – Трейд» находится на проспекте Кирова г. Самары. Предприятие занимается реализацией непродовольственных товаров, ассортимент которых представлен товарами для дома, пользующимися постоянным спросом.

• Продукцию поставляют поставщики, ........................................................пропуск..........................................

Заключение

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переме6нной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например людях. Попытки рассматривать и учитывать социальную структуру одновременно с технической всегда имеет положительный эффект: все это благотворно сказывается на производительности и условиях труда. Когда руководство занимается только технологией, оно не может добиться поставленных целей. Когда оно начинает учитывать индивидуальное и групповое поведение, негативные влияния нового метода уменьшаются и организация в итоге достигает своей цели.

........................................................пропуск..........................................

Это может служить наглядным примером того, что все внутренние переменные взаимосвязаны.

Cписок литературы

1. Базарова Т. Ю., Б. Л. Еремина «Управление персоналом» «ЮНИТИ». М., 2006

2. Веснин В. Р. «Практический менеджмент персонала». М., 2005

3. Лебедев О. Т. «Основы менеджмента». М., 2005